Frýdlantská vodárenská společnost, a.s.

Společnost FVS a.s. hledala způsob, jak zefektivnit přípravu a vedení jednání představenstva, dozorčí rady i valné hromady. Zavedení Digi-Správy jí umožnilo sjednotit procesy, zrychlit práci a zajistit, že všechny materiály jsou dostupné na jednom místě.

Případové studie

Název organizace:

Frýdlantská vodárenská společnost, a.s.

Odpovědná osoba:

Ing. Petr Olyšar, ředitel

Četnosti jednání

20 + ročně

„Veškerá příprava podkladů probíhala pomocí programů MS Office a e-mailu. Pozvánka byla odeslána poštou, samotné materiály e-mailem. Často muselo docházet ke komprimaci. Materiály nebyly centralizovaně ukládány.“

Petr Olyšar, ředitel

Před Digi-správou

Papír, e-maily a kopírování vzorů

Ve Frýdlantské vodárenské společnosti a.s. probíhala příprava podkladů pro jednání výhradně pomocí programů MS Office a e-mailu.

Pozvánky se zasílaly doporučeně poštou, materiály pak e-mailem, přičemž kvůli jejich velikosti bylo nutné je komprimovat. Podklady nebyly centrálně ukládány – každý člen orgánů si je uchovával samostatně na svém zařízení. Pouze zápisy z jednání se uveřejňovaly na webu.

Implementace

Rychlý přechod a podpora krok za krokem

Přechod na Digi-Správu proběhl hladce, během prvních 1–2 měsíců a několika úvodních jednání orgánů společnosti. Všechny dokumenty byly od začátku připravené na míru podle interních požadavků, což výrazně usnadnilo přijetí systému. Obavy z používání se prakticky neobjevily – naopak, od začátku ocenili, že všechny podklady budou dostupné elektronicky a centralizovaně na jednom místě. Podpora a školení ze strany Digi-Správy pomohly rychle odbourat zbylé nejistoty a plné přizpůsobení.

„Úplné přizpůsobení na systém Digi-Správa mi osobně trvalo maximálně 3 měsíce. Členové orgánů si rychle zvykli a připomínky jsem nezaznamenal.“

Petr Olyšar, ředitel FVS a.s.

Výsledky

Měřitelná úspora času a vyšší kvalita výstupů

Digi-Správa přinesla Frýdlantské vodárenské společnosti jasné zlepšení v organizaci jednání. Největším přínosem je centralizace podkladů a výstupů na jednom místě, což zajišťuje rychlou orientaci a snadné vyhledávání i u starších materiálů.

Výrazně se zjednodušila tvorba zápisů, která je dnes okamžitá a spolehlivá, bez nutnosti kopírovat předchozí vzory. Uživatelé oceňují přehledné a intuitivní prostředí, které zpřehlednilo jejich každodenní práci.

Dopad na přípravu a průběh jednání

„Největší přínos je jednoznačně centralizace podkladů a okamžitá tvorba zápisů. Prostředí Digi-Správy vnímám jako velice přívětivé.“

Ing. Petr Olyšar, ředitel

Oblíbené funkce

Co si ve FVS, a.s pochvalují nejvíc

Mezi nejoblíbenější funkce Digi-Správy ve Frýdlantské vodárenské společnosti patří zejména automatická tvorba zápisů, která šetří čas a eliminuje chybovost. Velký přínos má také centralizace podkladů a dokumentů – všichni účastníci mají k dispozici kompletní materiály přehledně na jednom místě, bez nutnosti hledat v e-mailech či osobních složkách.

Uživatelé oceňují také snadné vyhledávání, díky kterému lze rychle dohledat starší podklady nebo rozhodnutí. Všechny tyto funkce dohromady zjednodušily přípravu a vedení jednání a posunuly organizaci společnosti k modernějšímu a efektivnějšímu fungování.

„Jako největší přínos považuji centralizaci podkladů a výstupů jednání. Vynikající je tvorba zápisů ze zasedání. Systém lze jednoznačně doporučit obdobným organizacím. Podpora a neustálý vývoj systému je velkým bonusem.“

Ing. Petr Olyšar, ředitel