Jak správně archivovat zápisy a usnesení obce? Pozor na zákonné povinnosti

Správná archivace zápisů a usnesení ze zasedání zastupitelstva je nejen praktickou nutností, ale také zákonnou povinností. Obce musí dodržovat pravidla stanovená především zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, a zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. V tomto článku shrneme, co všechno musí obec splnit, a ukážeme, jak vám může s plněním těchto povinností pomoci Digi-Správa – nástroj, který dnes používají stovky obcí v Česku i na Slovensku.

1. Co říká zákon o obcích?

Podle § 95 zákona o obcích je každá obec povinna pořídit zápis ze zasedání zastupitelstva nejpozději do 15 dnů. Zápis musí obsahovat všechny zákonem stanovené náležitosti a být podepsán starostou a ověřovateli.

Digi-Správa tento proces zjednodušuje: pomáhá připravit zápis už během zasedání, automaticky kontroluje zákonné požadavky a po ukončení zasedání umožňuje okamžité podepsání a nahrání dokumentu. Hlídá také lhůtu 15 dnů, takže se nestane, že by byl zápis pořízen pozdě – což je častá chyba, která bývá vytýkána při kontrolách Ministerstva vnitra.

2. Archivace podle zákona o archivnictví

Zápisy a usnesení mají podle zákona o archivnictví trvalou hodnotu. Musejí být zařazeny do spisového a skartačního plánu, uchovávány v definované podobě a včas předávány do státního archivu.

Digi-Správa podporuje spisové plány a připravuje podklady ke skartaci i k dlouhodobému uložení. Každý dokument je uložen v zabezpečeném archivu, přístupný oprávněným osobám kdykoli v budoucnu – bez rizika ztráty nebo nečitelnosti formátu. Všechny verze dokumentu, včetně návrhů a revizí, jsou uchovány v souladu se zákonem.

3. Digitální archivace? Ano, ale v souladu se zákonem

Elektronická archivace zápisů musí zajišťovat autenticitu, integritu a dostupnost dokumentů. Nestačí pouze uložit dokument do e-mailu nebo na disk.

Digi-Správa využívá technické prostředky, které splňují požadavky zákona o archivnictví i metodických doporučení Ministerstva vnitra. Dokumenty jsou chráněny proti úpravám, podepisovány odpovědnými osobami a uchovávány v systému, který garantuje auditní stopu a kontrolu přístupů.

4. Doporučení pro praxi

Závazky ze zákona:

• Vyhotovte zápisy nejpozději do 15 dnů a uložte je na obecním úřadě.

• Uchovávejte přijatá usnesení i s jejich kontextem.

• Zařazujte dokumenty do spisového a skartačního plánu.

• Při zveřejnění dokumentů na webu obce dbejte na anonymizaci citlivých údajů.

A jak vám pomůže Digi-Správa:

• Automaticky sleduje lhůty a správnost zápisů.

• Pomáhá vytvářet přehlednou archivaci podle zákona.

• Nabízí bezpečné digitální úložiště s možností okamžitého vyhledávání dokumentů.

• Při zveřejnění zápisů umožňuje anonymizaci osobních údajů dle GDPR jedním kliknutím.

Digi-Správa není jen nástroj na zápisy – je to plnohodnotný archivní systém, který zajišťuje, že vaše obec plní všechny zákonné požadavky a současně si výrazně ulehčí práci.

Chcete mít jistotu, že vaše zápisy a usnesení jsou v pořádku nejen po obsahové, ale i po právní stránce? Vyzkoušejte Digi-Správu.