Město Počátky

Město Počátky hledalo způsob, jak zefektivnit přípravu jednání rady a zastupitelstva, která dříve zabrala celé dny. Díky Digi-Správě se podařilo sjednotit procesy, zjednodušit dohledávání materiálů a ušetřit čas úředníkům i zastupitelům.

Případové studie

Název města:

Počátky, okres Pelhřimov

Tajemník:

Ing. Tomáš Dufek

Četnosti jednání

30+ ročně

„Na Digi-Správě oceňujeme prakticky všechno. Mám ji otevřenou celý den a průběžně kontroluji plnění usnesení, plnění úkolů i tvorbu nových materiálů“

Ing. Tomáš Dufek, tajemník

Před Digi-správou

Word, kopírování a přeposílání materiálů

„Podklady jsme připravovali ve Wordu, distribuce probíhala kopírováním a fyzickým rozvozem. Celý proces nám zabral více než dva dny. Často jsme kopírovali staré zápisy, abychom si práci ulehčili, ale dohledávání starších materiálů bylo složité a nepřesné – spíše pokus než jistota,“ popisuje tajemník města Tomáš Dufek.

Největší problém představovalo kopírování, přepisování, nemožnost efektivního sdílení, nejednotnost tvorby materiálů i vyhledávání starých podkladů. Kontrola plnění úkolů byla komplikovaná a časově náročná.

Implementace

Rychlý přechod a podpora krok za krokem

Přechod na Digi-Správu proběhl rychle a bez větších problémů. „Určitě oceňujeme, že všechny dokumenty byly vytvořeny na míru podle našich potřeb. To je zásadní hodnota této aplikace,“ dodává tajemník.

Obavy z používání nového systému se ukázaly jako zbytečné. Zastupitelé i úředníci přijali aplikaci pozitivně, i když se s ní museli nejprve naučit pracovat. Díky přizpůsobení aplikace i dobré podpoře od Digi-Správy obavy rychle opadly.

„Dnes si už nedovedu představit, že bychom pracovali bez podobného systému,“

Ing. Tomáš Dufek, tajemník

Výsledky

Po nasazení se zvýšila efektivita práce

Digi-Správa přinesla úsporu času, sjednocený systém přípravy materiálů a snadnou kontrolu plnění usnesení i úkolů.

Vyhledávání dokumentů je rychlé a přesné, prostředí intuitivní a přehledné. Aplikace funguje dobře i pro starší zastupitele, kteří nejsou technicky zdatní. Do budoucna se v Počátkách těší také na mobilní aplikaci.

Doporučení tajemníka

„Digi-Správu bych bez váhání doporučil i dalším obcím. Úspora času je obrovská, systém se plně přizpůsobil našim zvyklostem a navíc se neustále vyvíjí a zlepšuje. Oblíbili si ji zastupitelé, úředníci i naše zřizované organizace“

Ing. Tomáš Dufek, tajemník MěÚ Počátky