Doslovný přepis jednání: Jak ušetřit čas a zvládnout zápis bez stresu

Zápis ze zasedání zastupitelstva obce je povinným dokumentem, který musí každá obec zpracovat. Ale co když má obec k dispozici zvukový záznam z jednání? Jak ho správně využít, aby usnadnil práci, zefektivnil tvorbu zápisu a zároveň byl v souladu se zákonem a metodickými doporučeními Ministerstva vnitra?

V tomto článku si vysvětlíme, jaký je rozdíl mezi zápisem a záznamem, jak s nimi správně nakládat podle platné legislativy a proč je pro textový přepis zvukového záznamu jednání ideální využít aplikaci Digi-Správa.

Rozdíl mezi zápisem a záznamem z jednání zastupitelstva

Zápis ze zasedání zastupitelstva obce má právní váhu – je to veřejná listina, která dokládá průběh jednání. Musí být podepsán starostou nebo místostarostou a dvěma ověřovateli (§ 95 zákona o obcích). Slouží jako oficiální dokument o přijatých usneseních a průběhu hlasování.

Naopak zvukový záznam z jednání zastupitelstva je podpůrným materiálem. Sám o sobě nemá právní sílu zápisu, ale může významně pomoci při jeho tvorbě. Pokud obec pořizuje záznam systematicky, jde o tzv. úřední licenci, která s sebou nese i povinnosti, například podle GDPR nebo spisového a skartačního řádu.

Kdy a jak využít textový přepis zvukového záznamu jednání

Textový přepis zvukového záznamu jednání může výrazně zrychlit a zjednodušit tvorbu zápisu. Zvlášť pokud je jednání dlouhé, přepis pomůže se zorientovat, vrátit se k diskusi a přesně zachytit klíčové momenty, včetně průběhu hlasování. Přepis ale musí být použit jako podklad – nikoli jako náhrada samotného zápisu.

Z právního hlediska může být textový přepis uchováván jako interní dokument, ale pokud jej chce obec zveřejnit (například jako přílohu k zápisu na webu), musí být anonymizován. To znamená odstranit osobní údaje, které nejsou nezbytné pro pochopení obsahu.

Právní rámec: Co říká zákon a metodika Ministerstva vnitra

Podle metodického doporučení Ministerstva vnitra je možné zvukový záznam z jednání zastupitelstva využít k doplnění zápisu nebo ověření průběhu jednání. Pokud se však obec rozhodne textový přepis zvukového záznamu jednání zveřejnit, je nutné odstranit osobní údaje osob, které nemají veřejnou funkci.

Zveřejnění úplného přepisu bez anonymizace by mohlo být považováno za porušení ochrany osobních údajů podle GDPR. Proto je vhodné označit přepis jako zestručněný a vynechat jména osob, které nejsou zastupiteli, úředníky nebo jinak veřejně činnými osobami.

Jak vám s tím pomůže aplikace Digi-Správa

Digi-Správa umožňuje automatický textový přepis zvukového záznamu jednání pomocí umělé inteligence. Úřad jednoduše nahraje záznam do aplikace a během několika minut získá přesný a strukturovaný text. Ten je následně možné upravit, schválit a použít jako podklad pro zápis.

Textový přepis v Digi-Správě je rozčleněn podle jednotlivých bodů programu a zahrnuje i průběh diskuse. Umožňuje snadné vyhledávání konkrétních výroků nebo hlasování, a tím šetří nejen čas, ale i stres při přípravě oficiálního dokumentu.

Shrnutí pro obce a starosty

• Zvukový záznam z jednání zastupitelstva je užitečný pomocník, ale nenahrazuje zákonný zápis.

• Textový přepis zvukového záznamu jednání šetří čas a zvyšuje přesnost.

• Při zveřejňování je nutná anonymizace citlivých údajů.

• Digi-Správa nabízí profesionální nástroj pro přepis, práci se zápisem i zveřejnění výstupů v souladu se zákonem.

Pokud chcete využívat textový přepis zvukových záznamů jednání profesionálně a bez zbytečných starostí, vyzkoušejte Digi-Správu. Již stovky úřadů v Česku a na Slovensku využívají naši aplikaci ke každodenní práci.