Obec Kunratice

Jak Digi‑Správa zrychlila přípravu zasedání, sjednotila dokumenty podle zvyklostí obce a snížila chybovost v datech a číslování usnesení.

Případové studie

Název obce:

Kunratice, okres Liberec

Starosta:

Milan Götz

Četnosti jednání

1× měsíčně

Největší „pakárnu“ jsem si způsoboval kopírováním termínu zasedání ZO. Kopíroval jsem je do sedmi různých dokumentů, a to vedlo k častým chybám. Digi‑Správa tento problém zcela odstranila.

Milan Götz, starosta

Před Digi-správou

Word, PDF, úschovny a dlouhé hledání

Před zavedením Digi‑Správy vznikaly veškeré materiály ve Wordu. Tyto soubory se následně rozesílaly e‑mailem nebo nahrávaly do úschovny. Příprava každého zasedání zabrala dohromady přibližně 3 dny práce, a to včetně zpracování zápisu a usnesení.

Častým problémem bylo kopírování opakujících se bodů a ruční hlídání datumů a číslování usnesení. Archivace v DOC a PDF souborech znamenala složité hledání, kdy bylo nutné projíždět Průzkumník nebo používat CTRL+F.

Implementace

Rychlý přechod a podpora krok za krokem

Proces zavedení Digi‑Správy byl v Kunraticích rychlý. Po úvodní online schůzce následovala individuální konfigurace systému. Velkou výhodou byla perfektní komunikace ze strany pana starosty ohledně vzhledů dokumentů.

Díky tomu se nikdo nemusel obávat složitého zaučování. Naopak, školení nadchlo a starosta se na premiérové zasedání doslova těšil. Starý způsob přípravy zůstal sice v záloze, ale nebylo jej už třeba využít. Nový systém si osvojili okamžitě.

Tohle je excelentní přístup. Každá samospráva má své postupy a je skvělé, že si nemusí zvykat na nové dokumenty a formuláře. Přizpůsobení systému je pro nás obrovskou výhodou.

Milan Götz, starosta

Výsledky

Měřitelná úspora času a vyšší kvalita výstupů

Zavedení Digi‑Správy znamenalo pro Kunratice zásadní zrychlení práce. Oproti původnímu stavu obec šetří až dvě třetiny času, který byl dříve nutný pro přípravu a následné zpracování jednání.

Zastupitelé i starosta oceňují, že vyhledávání je rychlé a intuitivní – lze se prokliknout až do konkrétního bodu jednání a příslušných podkladů. Odpadly také starosti s daty a číslováním usnesení, které se nyní hlídají automaticky.

Dopad na průběh zasedání

Zápis je předpřipravený a během jednání stačí pouze klikat hlasování. Po skončení schůze se zkontroluje průběh hlasování a doladí drobnosti – zápis je připraven k podpisu během několika minut.

Milan Götz, starosta

Oblíbené funkce

Co si Kunratice pochvalují nejvíc

Mezi funkce, které si obec nejvíce oblíbila, patří zejména kopírování bodů jednání, které usnadňuje rychlou přípravu agendy. Zároveň je velkým pomocníkem napojení na ARES – po zadání IČ a jediném kliknutí se automaticky propíše název subjektu do dokumentu.
Velkým přínosem je také pokročilé vyhledávání, které funguje napříč všemi zasedáními. Uživatelé se tak mohou snadno dostat až do konkrétních bodů a rychle najít související podklady či usnesení.

Doporučení pro starosty

Přizpůsobení podle zvyklostí je to nejlepší

Starosta Kunratic by Digi‑Správu doporučil všem samosprávám bez ohledu na jejich velikost. Vyzdvihuje především to, že systém není statický – každá aktualizace jej posouvá kupředu a zlepšuje uživatelský komfort.

To přizpůsobení se našim zvyklostem je na systému Digi‑Správa úplně to nejlepší. Nasazení vzhledu formulářů a jejich přizpůsobení jedna k jedné je prostě super.

Milan Götz, starosta

Denní praxe

Jak vypadá běžný den s Digi‑Správou

„Uvařím si kávu, zapnu počítač, spustím systém Digi‑Správa a o necelý den a tři kávy později mám připravené zasedání zastupitelstva obce. Celý proces je plynulejší a méně stresující než kdykoli dříve.“